KampfClub - Online-HilfeInnerhalb des Systems gibt es keine grundlegende Unterscheidung zwischen verschiedenen Personengruppen. Eine Person besteht aus ihren Grunddaten und den Eigenschaften Sportler, Kampfrichter, Trainer und Funktionär. Dabei kann jede Person einer oder mehreren Personengruppen angehören. Dies hat den Vorteil, dass die Daten einer Person nur einmal gepflegt werden muss, auch wenn die Person sowohl Sportler als auch Trainer und Kampfrichter ist. Jede Person muss zwingend aus einem Vornamen, Nachnamen, Geschlecht und einem Geburtstag bestehen.
Zusätzlich können für jede Person bis zu 5 Dateien hinterlegt werden. Jede Datei darf maximal 1 MB gross sein. Damit können z.B. Scans von Arztattesten hinterlegt werden.
Wird eine Person gelöscht, so werden auch alle anderen Daten dieser Person gelöscht! Die Person taucht dann in keiner Auswertung mehr auf. Daher sollten Personen in der Regel nicht gelöscht, sondern lediglich auf „nicht aktiv“ gesetzt werden! Sehr gut geht dies, indem ein Austrittsdatum eingetragen wird.
Das Feld in öffentlichen Listen sichtbar ist der DSGVO geschuldet. Es bezieht sich ausschließlich auf öffentlich zugängliche Listen von WebClub, also auf alles, was ohne Login eingesehen werden kann. Ist der Wert auf Nein gesetzt, wird die entsprechende Person in öffentlichen Listen entweder gar nicht angezeigt oder mit ohne Angabe geführt
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen. Darüber hinaus stehen folgende Funktionen bereit:
 | Filtern: ermöglicht es für den Nachnamen und/oder Vornamen Anfangsbuchstaben einzugeben, so dass nur Personen angezeigt werden, auf die diese Bedingung zuriftt. |
 | DSGVO-Export: Der DSGVO-Export ist eine ZIP-Datei, in der mehrere CSV-Dateien enthalten sind. Diese Datei beinhalten alle gespeicherten Daten der Person. Nach DSGVO kann jeder Person eine solche Datei anfordern. |
 | E-Mail schreiben: erlaubt es, eine E-Mail an die angezeigte Person zu verfassen und abzuschicken |
 | Datensatz komprimieren: mit dieser Funktion werden alle Angaben der angezeigten Person, die nicht relevant sind, gelöscht (z.B. Adresse, Lizenzen, Gürtel). Erhalten bleiben lediglich die Grunddaten. |
Wird ein Datensatz in den Bearbeiten-Modus geschaltet, so kann niemand anderes diesen Datensatz bearbeiten bis gespeichert oder das Bearbeiten abgebrochen worden ist. Die Bearbeitungszeit darf maximal 10 Minuten pro Datensatz betragen, danach wird der Datensatz für andere Benutzer wieder zum Bearbeiten frei gegeben und die eigenen Änderungen können nicht mehr gespeichert werden.
Zur Erleichterung der Adresseingabe von Familien, gibt es im Adress-Register eine Funktion Adresse kopieren und Adresse einfügen. Adresse kopieren übernimmt die aktuell angezeigte Adresse in den Zwischenspeicher. Adresse einfügen steht nur zur Verfügung, wenn eine Adresse kopiert wurde und wenn der Datensatz zum Bearbeiten geöffnet ist. Die Adresse (Strasse, Plz, Ort, Nation) wird immer aus dem Zwischenspeicher übernommen. Die Telefonnummern und Mailadressen werden nur übernommen, wenn im aktuellen Datensatz keine Angaben stehen.
In diesem Bereich können Statistiken bezogen auf einen Stichtag ausgegeben werden. Die betroffenen Personenkreis können eingeschränkt werden. Mit dem Button Jetzt anzeigen wird die Liste erzeugt und kann anschließend über die Standard-Funktion als Vorschau oder PDF ausgegeben werden.
Unter Umständen sind die angezeigten Personen durch die Benutzerrechte weiter eingeschränkt.
In diesem Bereich können eigene Personenlisten ausgegeben werden. Diese Listen können unter System >> Vorlagen & Listen >> Personendaten definiert werden. Zusätzlich zu den Einschränkung der ausgegebenen Personen, die sich aus der Definition der Liste ergeben, können die Personen bei der Anwahl der Liste noch auf einen Stammverein und / oder eine Gruppe eingegrenzt werden. Mit dem Button Jetzt anzeigen wird die Liste erzeugt und kann anschließend über die Standardfunktionen als Vorschau oder PDF ausgegeben werden.
Unter Umständen sind die angezeigten Personen durch die Benutzerrechte weiter eingeschränkt.
In diesem Bereich kann eine Liste über ablaufende Nachweise erstellt werden. Die Liste kann auf Gruppen eingeschränkt werden. Zusätzlich kann angegeben werden, ob nur aktive Personen ausgegeben werden und welche Funktionen berücksichtigt werden. Es muss ein Zeitraum angegeben werden, in dem der entsprechende Nachweis abläuft. Aufgelistet werden alle Nachweise die zwischen dem Aufrufdatum und dem angegebenen Tagen ablaufen.
Es werden folgende Daten angezeigt:
Aus der Liste heraus kann direkt eine E-Mail verschickt werden. Hierbei wird die E-Mail-Vorlage "Ablaufende Nachweise allgemein" verwendet.
An dieser Stelle können die Gültigkeit des Arztattests und das Lizenzjahr für mehrere Sportler gleichzeitig geändert werden. Die Liste der angebotenen Sportler kann durch Einschränkung der Gruppe eingeschränkt werden. Alle Sportler, für die die Änderung vorgenommen werden soll, müssen angekreuzt werden.
Mit dem Button Jetzt eintragen werden für alle angekreuzten Sportler die angegebene Attest-Gültigkeit und das angegebene Lizenzjahr eingetragen. Soll nur einer der beiden Werte eingetragen werden, bleibt das Eingabefeld für den entsprechend anderen Wert frei.
An dieser Stelle können zwei Personen verschmolzen werden. Dabei werden alle Meldungen, Ergebnisse und Einsätze, die zur Quell-Person gehören, der ZIEL-Person zugewiesen und die QUELL-Person wird anschließend gelöscht.
Die zur Auswahl stehenden Personen sind unter Umständen durch Benutzerrechte eingeschränkt.
In diesem Bereich können Adressaufkleber ausgegeben werden. Dabei wird zunächst der gewünschte Personenkreis ausgewählt. Die verfügbaren Personen können über die Gruppe eingeschränkt werden. Die Eingaben für die Gruppe steht nur zur Verfügung, wenn ein entsprechender Personenkreis ausgewählt ist. Zusätzlich kann angegeben werden, dass die Aufkleber nur ausgegeben werden, wenn die Adresse vollständig ist.
Nach der Auswahl wird der Etiketten-Dialog geöffnet, in dem die Etikettenart und die Startposition angewählt werden können.
Unter Umständen sind die ausgewählten Personen zusätzlich durch die Benutzerrechte eingeschränkt.
In diesem Bereich können eigene Etiketten ausgegeben werden. Verfügbar sind die Etiketten, die im Vorlagen-Bereich definiert worden sind. Dabei wird zunächst der gewünschte Personenkreis ausgewählt. Die verfügbaren Personen können über die Gruppe eingeschränkt werden. Die Eingabe für die Gruppe steht nur zur Verfügung, wenn ein entsprechender Personenkreis ausgewählt ist.
Nach der Auswahl wird der Etiketten-Dialog geöffnet, in dem die Etikettenart und die Startposition angewählt werden können.
Unter Umständen sind die ausgewählten Personen zusätzlich durch die Benutzerrechte eingeschränkt.
In diesem Bereich kann eine freie E-Mail an einen ausgewählten Personenkreis geschickt werden. Der Personenkreis kann eingeschränkt werden und der Betreff sowie der Mail-Text können eingegeben werden. Zusätzlich ist es möglich, eine Datei als Attachment anzufügen. Sollen mehrere Dateien angehängt werden, so muss eine ZIP-Datei aus den anzuhängenden Dateien erstellt werden.
Das eigentliche Senden der E-Mail erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt wird der Personenkreis eingeschränkt und die E-Mail mit Betreff, Mailtext und ggfs. einem Attachment verfasst. Über den Button Empfänger-Adressen anzeigen kommt man dann zu einer Liste der Empfänger (anhand des ausgewählten Personenkreises). Hier können manuell Empfänger entfernt oder zugefügt werden. Erst in diesem Teil kann dann die E-Mail wirklich verschickt werden.
Unter Umständen sind die ausgewählten Personen durch die Benutzerrechte zusätzlich eingeschränkt. Die Mail wird als Massenmail verschickt, d.h. jeder Empfänger enthält seine eigene Mail und kann die Mailadressen der anderen Empfänger nicht sehen!
In die E-Mail kann ein Bild eingefügt werden. Hierzu wird entweder eine URL zum Bild eingegeben oder es wird ein Bild hoch geladen. Wenn ein Bild hochgeladen wird, wird dieses auf dem Server hinterlegt. In beiden Fällen wird das Bild nur als Verweis in die E-Mail eingetragen und beim Empfänger dann vom Server geladen.
Nachdem alle Mails verschickt worden sind, erscheint eine Sendebericht der ausgegeben werden kann.
Wird der Mail-Text aus WORD oder einer anderen Textverarbeitung einkopiert, so werden versteckt diverse Formatierungen dazu gesetzt. Dies verlängert nicht nur den Mail-Text sondern kann innerhalb der Mail auch zu Problemen bei der Anzeige führen. Daher sollten diese versteckten Formatierungen nach dem Einkopieren durch den Button WORD-Formate löschen entfernt werden.
An dieser Stelle können die Personendaten exportiert werden. Exportiert werden alle Stammdaten in eine CSV-Datei. CSV-Dateien lassen sich mit allen gängigen Tabellen-Kalkulationsprogrammen öffnen. Neben CSV können die Personendaten auch nach VCARD 3 exportiert werden
Der exportierte Personenkreis kann über das Startrecht, den Stammverein und / oder die Gruppe eingeschränkt werden. Unter Umständen erfolgt eine automatische Einschränkung durch die Benutzerrechte.
Mit dem Button Daten exportieren wird die entsprechende Datei erzeugt und anschließend in einem neuen Fenster als Download angeboten.
Diese Funktion erlaubt es aus, Personendaten aus einer CSV-Datei zu importieren. Dabei wird zunächst angegeben, in welchem Format die Datei vorliegt. Wenn die Angaben erfolgt sind, kann mit dem Button Datei auswählen und hochladen, die gewünschte Datei eingelesen werden.
Bei der Format-Beschreibung muss zunächst angegeben werden, ob der Zeichensatz UTF-8 oder ANSI ist. Zusätzlich müssen das Trennzeichen (Semikolon oder Komma) und die Vorgabe, ob einzelne Felder in Anführungszeichen gesetzt sind, angegeben werden. Diese Vorgaben sind abhängig von der Art, wie die Datei erzeugt worden ist. Es muss angegeben werden, in welcher Zeile die Daten beginnen (in der Regel 2 wenn Kopfzeilen ausgegeben werden oder 1 wenn keine Kopfzeilen ausgegeben sind) und wann das System aufhört, Daten einzulesen. Das Einlesen erfolgt so lange, bis entweder keine Zeilen in der Datei mehr drinnen sind oder bis die angegebene Spalte das erste Mal leer ist. Für die Spalte zum Aufhören eignet sich in der Regel am Besten der Nachname oder Vorname.
Mit der Spaltenaufteilung wird angegeben, welche Daten in welcher Spalte stehen. 0 bedeutet, dass diese Daten nicht vorhanden sind oder nicht eingelesen werden sollen.
Nachname, Vorname und Geburtstag oder Jahrgang müssen immer angegeben werden, da über diese Daten entschieden wird, ob die Person bereits vorhanden ist oder nicht!
Bei der Art des Imports stehen drei Möglichkeiten zur Auswahl:
Über die Einstellung Import ohne Geburtstag / Jahrgang erlauben kann ein Import ohne Geburtstag und Jahrgang ausgeführt werden. Die geht nur im Modus vorhandene updaten. In diesem Fall muss jede Person aus der Datei (Nachname, Vorname) eindeutig einer einzigen Person im Datenbestand zuzuordnen sein. Wird die Person nicht gefunden oder ergibt die Suche nach Nachname und Vorname mehr als einen Treffer, wird die entsprechende Zeile als fehlerhaft ausgegeben und die Datei wird nicht importiert.