KampfClub - Online-HilfeGruppen geben die Möglichkeit, den Trainingsbetrieb abzubilden. Eine Gruppe besteht grundsätzlich aus einem Gruppennamen. Dieser Name muss eindeutig sein, d.h. es darf keine weitere Gruppe mit diesem Namen geben. Jede Person kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden, wobei in der Zuordnung zwischen Sportler, Trainern, Funktionären und Kampfrichtern unterschieden wird. Gruppen müssen nicht angelegt werden, KampfClub kann auch verwendet werden, ohne dass die Personen Gruppen zugeordnet sind.
Zusätzlich stehen für jede Gruppe zwei freie Textfelder zur Verfügung, die maximal 25 Zeichen beinhalten können. Der Name der Felder kann in den allgemeinen Einstellungen vorgegeben werden. Der Inhalt der Felder kann in den eigenen Personenlisten ausgegeben werden.
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen.
In den einzelnen Registerkarten sind nach Eigenschaft sortiert die Personen eingetragen, die dieser Gruppe zugeordnet sind. In der Registerkarte Trainingszeiten können die Trainingszeiten dieser Gruppe hinterlegt werden. Die Trainingszeiten sind u.a. Basis für die Anwesenheitsliste. Dabei können durch Angabe eines Zeitraums (von Tag.Monat bis Tag.Monat) unterschiedliche Trainingszeiten in Sommer und Winter problemlos abgebildet werden. Vor den einzelnen Personen stehen Funktionen zur Verfügung, um die Gruppenzuordnung zu löschen und den Status der Person von aktiv / inaktiv umzuschalten. Hat der eingeloggte Benutzer volle Bearbeitungsrechte für Personendaten, kann das Bearbeiten der Person direkt aufgerufen werden.
An dieser Stelle können die Gruppen sortiert werden, d.h. es wird die Reihenfolge festgelegt, in der die Gruppen in den Auswahlen angezeigt werden. Über die Funktionen nach oben schieben bzw. nach unten schieben kann die Position der Gruppe in der Auswahl verändert werden.
An dieser Stelle können zwei Gruppen verschmolzen werden. Dabei werden alle Personen, die dem QUELL-Gruppe angehören, dem ZIEL-Gruppe zugewiesen und das QUELL-Gruppe wird anschließend gelöscht. Die Änderung der Zuweisung bezieht sich auf auf die Historie der Gruppen.
An dieser Stelle können diverse Listen aus den Gruppen erzeugt werden. Die gewünschte Liste muss ausgewählt werden. Welche Gruppen angezeigt werden sollen, kann ebenfalls ausgewählt werden. Dabei muss mindestens 1 Gruppe markiert sein, es ist aber auch möglich mehrere oder alle Gruppen zu markieren. In der Liste werden dann alle markierten Gruppen berücksichtigt.
Die Liste wird zunächst angezeigt und kann dann über die Standardfunktionen als Vorschau oder PDF ausgegeben werden.
Diese Funktion ermöglicht es, eine E-Mail zum ablaufenden Arztattest zu schreiben. Dabei können die betroffenen Sportler die Gruppe eingeschränkt werden. Zusätzlich muss angegeben werden, in wie vielen Tagen das Attest abgelaufen sein soll. Es werden alle Sportler aufgelistet, die die Kriterien erfüllen und deren Attest bereits abgelaufen ist oder innerhalb der angegebenen Tage abläuft.
Im zweiten Schritt werden die Personen aufgelistet, an die eine Mail geschickt wird. An dieser Stelle können noch Personen heraus gelöscht werden.
Der Text der E-Mail wird aus der E-Mail-Vorlage "Ablaufendes Attest" genommen. Da damit jede Mail personalisiert ist, kann der Text der Mail in diesem Dialog nicht geändert werden!
Beim Versenden der E-Mail werden zunächst alle Mails erzeugt und dann wie bei einer Massenmail versendet!.
In diesem Bereich werden die Beiträge definiert. Ein Beitrag besteht aus einem eindeutigen Namen und einer Höhe (Betrag in Euro). Zusätzlich kann angegeben werden, dass es sich um einen einmaligen Beitrag (z.B. Aufnahmegebühr) handelt. In diesem Fall wird der Beitrag nur ein einziges Mal in voller Höhe berechnet. Unterhalb des Beitrags werden alle Personen angezeigt, denen dieser Beitrag zugewiesen ist. Eine direkte Zuweisung an dieser Stelle ist nicht möglich. Die Beiträge werden den Personen im Bearbeiten der Personen zugewiesen.
Beiträge werden grundsätzlich mit einem Betrag und der Angabe, ob es ein monatlicher Betrag oder ein jährlicher Betrag ist, angegeben. Die Zahlungsweise wird beim Beitragszahler festgelegt und die Beiträge dann entsprechend der Zahlungsweise umgerechnet.
Beiträge die einen jährlichen Betrag darstellen, werden unabhängig vom Zahlungsinterval ein Mal pro Jahr in voller Höhe gebucht
An dieser Stelle werden die Beitragszahlungen erzeugt und aufgelistet. In der Liste kann vorgegeben werden, ob nur offene Zahlungen oder alle Zahlungen ab einem bestimmten Datum angezeigt werden. Für jede einzelne Zahlung stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Zusätzlich können mehrere Zahlungen markierten werden (Ankreuzbox in der zweiten Spalte der Zahlung) und die Funktionen dann für alle markierten Zahlungen ausgeführt werden. Als Funktionen stehen zur Verfügung:
 | Löschen: löscht die Zahlung unwiderruflich |
 | Zahlungseingang bestätigen: Trägt den Zahlungseingang ein. Je nach Einstellung in den Systemeinstellungen wird das Eingangsdatum entweder abgefragt oder es wird das aktuelle Datum verwendet. |
Das Erzeugen von Zahlungen erfordert die Angabe eines Stichtages. Werden Zahlungen erzeugt so durchläuft das System die Beitragszuweisungen der Personen und trägt entsprechend des eingestellten Zahlungsintervals einer Person folgende Zahlungen einen:
Durch die Überprüfung, ob für den Zeitraum bereits eine Zahlung eingetragen ist, können Zahlungen auch mehrmals erzeugt werden, ohne dass es zu Doppelbuchungen kommt.
In der Tabelle wird jeweils die Gesamtforderung aufgeführt. Unter Umständen setzt diese sich aus Einzelpositionen (z.B. Grundforderung plus Mahngebühr) zusammen. Sind für eine Gesamtforderung mehrere Positionen vorhanden, können diese entsprechend über den Listen-Button aufgerufen werden. Es ist dabei auch möglich, manuelle Einträge vorzunehmen (z.B. Gebühr für Rücklastschrift). Durch die Aufteilung in die Einzelforderung kann die Liste der Positionen in einem Mahnverfahren verwendet werden.
Einzelne Zahlungen können bearbeitet werden. Dabei können weitere Einzelpositionen, wie z.B. Gebühren für Rücklastschrift oder Mahnung hinzugefügt werden. Dadurch entsteht automatisch die Dokumentation, wann einzelne Forderungen entstanden sind, die für ein eventuelles Mahnverfahren notwendig sind. Der Button Zahlungserinnerung trägt zunächst die Zahlungerinnerung / Mahnung ein. Danach kann zwischen verschiedenen Mailvorlagen ausgewählt werden, die dann verschickt werden. Der Button Lastschrift widerrufen werden für die aktuelle Zahlung und für alle zukünftigen Zahlungen die Zahlungsart auf Überweisung gesetzt und die Mandatsreferenz wird gelöscht.
Beiträge die einen jährlichen Betrag darstellen, werden unabhängig vom Zahlungsinterval ein Mal pro Jahr in voller Höhe gebucht
Das erneute Erzeugen von Zahlungen zum gleichen Stichtag hat keinerlei Auswirkungen. Es werden keine doppelten Zahlungen eingetragen da das System kontrolliert ob eine entsprechende Zahlung bereits in der Liste steht.
In diesem Bereich können Mail-Listen definiert werden. Je nach Benutzerrecht können entweder nur persönliche oder allgemeine Mail-Listen definiert werden. Allgemeine Mail-Listen stehen allen Benutzern zur Verfügung, persönliche Mail-Listen nur dem jeweiligen Benutzer. Eine Mail-Liste besteht aus einem Namen und den Personen, die dieser Liste zugeordnet sind. Hat eine Person zwei Mail-Adressen, wird eine entsprechende Mail an beide Mail-Adressen geschickt.
In der Mail-Liste sind Bezüge zu den Personen hinterlegt, d.h. eine Änderung der Mail-Adresse in den Personen-Stammdaten wirkt sich automatisch auf die Mail-Liste aus. Die Mail-Adresse muss nicht zusätzlich in der Mail-Liste geändert werden.
 | Person einfügen: diese Funktion erlaubt es eine Person einzufügen. Angeboten werden alle Personen, die noch nicht in der Liste stehen und mindestens eine Mailadresse haben |
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen.
In diesem Bereich kann eine E-Mail an eine Mail-Liste geschickt werden. Der Betreff sowie der Mailtext können eingegeben werden. Zusätzlich ist es möglich, Dateien als Attachment anzufügen.
Das eigentliche Senden der E-Mail erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt wird die Liste ausgewählt und die E-Mail mit Betreff, Mailtext und ggfs. einem Attachment verfasst. Über den Button Empfänger-Adressen anzeigen kommt man dann zu einer Liste der Empfänger (anhand des ausgewählten Personenkreises). Hier können manuell Empfänger entfernt oder zugefügt werden. Erst in diesem Bild kann dann die E-Mail wirklich verschickt werden.
Unter Umständen sind die ausgewählten Personen durch die Benutzerrechte zusätzlich eingeschränkt. Die Mail wird als Massenmail verschickt, d.h. jeder Empfänger enthält seine eigene Mail und kann die Mailadressen der anderen Empfänger nicht sehen!
Nachdem alle Mails verschickt worden sind, erscheint eine Sendebericht der ausgegeben werden kann.
In diesem Bereich werden die aktuellen News angezeigt. Dieser Menüpunkt kann von allen eingeloggten Benutzern aufgerufen werden.
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen. Zu einer News gehören eine Überschrift und ein Newstext. Im Newstext kann HTML-Code verwendet werden. Zusätzlich muss angegeben werden, bis zu welchem Datum die News angezeigt werden soll. News können auf einen bestimmten Personenkreis und bestimmte Gruppen eingegrenzt werden, so dass sie nur im eingeloggten Zustand für die angewählten Personen in den angewählten Gruppen angezeigt werden. Wird der Personenkreis auf alle & öffentlich gestellt, so wird diese News auch im öffentlichen Bereich sichtbar, sofern die News in den öffentlichen Bereich eingebunden sind.
An dieser Stelle werden die verschiedenen Gürtel definiert. Dabei besteht jeder Gürtel aus einem Namen, einer Mindestwartezeit in Monaten und einem Mindestalter in Jahren. Zusätzlich muss angegeben werden, welche Gürtel ein Sportler haben muss, um diesen Gürtel erwerben zu können.
Die Bearbeitung folgt den allgemeinen Funktionen zur Bearbeitung von Datensätzen.
Bei jedem Gürtel kann angegeben werden, welche Personen diesen Gürtel aktuell tragen. Dabei wird jede Person stets nur beim höchsten erworbenen Gürtel aufgeführt.
Im Register Prüfungsaufgaben können die Aufgaben für die Gürtelprüfung hinterlegt werden. Dabei kann auch angegeben werden, ob es eine Standardaufgabe ist oder nicht. Die Aufgaben selber besteht lediglich aus einem Text. Sind Prüfungsaufgaben hinterlegt, können bei den Gürtelprüfungen entsprechende Prüfungsbögen erzeugt werden.
An dieser Stelle können die Gürtel sortiert werden, d.h. es wird die Reihenfolge festgelegt, in der die Gürtel erworben werden. Über die Funktionen nach oben schieben bzw. nach unten schieben kann die Position der Gruppe in der Auswahl verändert werden.
Eine korrekte Reihenfolge der Gürtel ist extrem wichtig, da ansonsten beim Erstellen von Prüfungslisten nicht die korrekte nächste Stufe gefunden wird. Die Gürtel müssen aufsteigend sortiert sein!
An dieser Stelle werden mögliche Gürtelprüfungen aufgelistet. Angezeigt wird der aktuelle Gürtel sowie die nächste mögliche Prüfung. Zusätzlich kann eine Statistik zu einem Stichtag ausgegeben werden, um zu ermitteln wieviele Gürtelprüfungen an dem entsprechenden Tag möglich wären.
An dieser Stelle können die Gürtelprüfungen geplant werden. Eine Prüfung besteht immer aus einem Datum, einer Uhrzeit und dem zu prüfenden Gürtel. Für die Prüfung können die entsprechenden Sportler zugewiesen werden. Im Bereich der Sportler stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
 | einen beliebigen Sportler, unabhängig vom vorhandenen Gürtel, hinzufügen |
 | erzeugt eine Liste aller Sportler, für die dies die nächste Prüfung wäre und die die Rahmenbedingungen einhalten. In der Liste kann dann angekreuzt werden, welche Sportler hinzugefügt werden sollen |
 | erzeugt eine CSV-Datei der Sportler, in der auch die Prüfungs-Grunddaten enthalten sind, z.B. um mit einem Serienbrief eine Einladung zu erzeugen. |
 | ermöglicht es, E-Mails an die Teilnehmer zu schreiben |
 | bietet die angemeldeten Teilnehmer zum Ankreuzen an und trägt dann für alle angekreuzten Teilnehmer den Prüfungsgürtel mit dem Prüfungsdatum als neuen Gürtel ein (Prüfung bestanden) |
|
| Sportler aus der Liste löschen |
 | Sportler anmelden |
 | Sportler abmelden |
Zusätzlich können die Prüfungsaufgaben, die absolviert werden sollen, eingefügt werden. Aus den definierten Prüfungsaufgaben kann zum Schluss ein Prüfungsbogen erzeugt werden.
Das Zugangssystem dient einerseits dazu, den Zugang zu Sportstätten zu steuern und zu kontrollieren, kann aber auch für eine Dokumentation der Anwesenheit verwendet werden. Im Prinzip gibt es zwei Möglichkeiten:
An dieser Stelle können QR-Codes für das Zugangssystem erzeugt werden. Die QR-Codes können entweder per E-Mail verschickt werden (Massenmail mit Mailvorlage "QR-Codes") oder auf Etiketten ausgegeben werden.
Zunächst muss der gewünschte Personenkreis ausgewählt werden. Dabei werden alle Personen angezeigt, auf die die Auswahl zutrifft. Anschließend werden die gewünschten Personen markiert und der QR-Code kann erzeugt werden.
An dieser Stelle können Orte für das Zugangssystem definiert werden. Orte werden z.B. benötigt, um Anmeldedaten aus dem Zugangssystem wieder einlesen zu können. Zu jedem Ort kann auch ein entsprechender QR-Code ausgegeben werden. Dieser QR-Code kann von den Personen unter Persönliches >> Ort scannen eingescannt werden. Damit efolgt eine Dokumentation der Anwesenheit über das Scannen des Ortes. Beim Ort muss angegeben werden, ob sich die Personen nur einloggen oder ein- und ausloggen. Zusätzlich wird eine Zeit für den Autologout angegeben.
An dieser Stelle können die Datendateien für ein externen Zugangssystem erzeugt werden. Außerdem kann an dieser Stelle das Kennwort für den Online-Zugriff eines externen System eingestellt werden. Mit dem Expprt werden Daten für das exteren Zugangssystem in eine CSV-Datei exportiert. Mit Import werden die Anwesenheitsdaten aus dem externen System eingelesen. Alle Funktionen sind abhängig von Benutzerrechten.